Como buena Project Manager, he probado muchas técnicas para optimizar mi tiempo y mi trabajo. Aquí comparto contigo las que mejor me funcionan para que tú también encuentres las tuyas
Como sabéis, en el mundo de los eventos, la organización y la productividad son las reinas. Al final, en esto del project management, gestionar proyectos de cualquier índole, ya sean pequeños o grandes, se basa en la planificación y en saber qué hacer en cada momento.
En mi día a día, como buena project manager, he probado muchas técnicas para optimizar mi tiempo y mi trabajo. Algunas me funcionan de maravilla y otras, pues no tanto. Por eso, he querido compartir con vosotros algunas de las más conocidas para que podáis encontrar la que mejor se adapte a vuestro estilo de trabajo.
1. Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es como una cuenta atrás para tu cerebro. Se basa en trabajar en intervalos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. Después de cuatro de estos bloques, te tomas una pausa más larga. Hablé más de ella en este otro post.
Lo bueno: Si eres de los que se distrae con facilidad, te ayuda a mantener el foco en periodos cortos. Y esos descansos son perfectos para recargar energía.
Lo no tan bueno: 25 minutos pueden quedarse cortos para una tarea compleja, y a algunos les cuesta volver a concentrarse después de la pausa.
2. La Matriz de Eisenhower
Esta técnica es una brújula para tus tareas. Consiste en dividir tus actividades en cuatro cuadrantes:
- Importante y urgente: ¡Hazlo ya!
- Importante pero no urgente: Planifícalo.
- Urgente pero no importante: ¡Delega!
- No importante ni urgente: ¡Elimínalo!
También tienes un post donde hable más de la Matriz de Eisenhower y cómo aplicarla.
Lo bueno: Te ayuda a priorizar y a tomar decisiones rápidas sobre cómo invertir tu tiempo y energía.
Lo no tan bueno: A veces, diferenciar entre «importante», «urgente» y «no importante» puede ser complicado, y puede resultar abrumador al principio.
3. El método de la lista de tareas (To-Do List)
El clásico entre los clásicos y que a mi me encanta. Simple, intuitivo y muy efectivo. Consiste en hacer una lista de todas tus tareas pendientes y tacharlas a medida que las vas completando.
Lo bueno: Es facilísimo de implementar, no necesitas herramientas especiales y la sensación de tachar una tarea es increíblemente gratificante.
Lo no tan bueno: Una lista demasiado larga puede generar estrés y una sensación de no avanzar.
Te dejo más sobre cómo organizarte con listas en este post.
4. Time blocking y Time batching
Yo creo que estas dos técnicas van de la mano. Con el time blocking asignas bloques de tiempo a tareas específicas. Por ejemplo, «De 9 a 11, redactar el informe del evento». Con el time batching, agrupas tareas similares y las haces todas a la vez. Por ejemplo, «De 11 a 12, responder todos los correos electrónicos».
Lo bueno: Te dan una estructura clara y te ayudan a evitar la multitarea. Aumentan tu concentración y la eficiencia.
Lo no tan bueno: Pueden ser poco flexibles si surgen imprevistos, y requieren de una planificación previa.
Si te pica el gusanillo, te explico más sobre el time blocking aquí.
5. Principio de Pareto (Regla 80/20)
La regla del 80/20. ¿Y qué significa esto? Que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones. La clave es identificar ese 20% de tareas que te dan el mayor impacto y dedicar la mayor parte de tu energía a ellas.
Lo bueno: Te ayuda a priorizar y a maximizar el impacto de tu trabajo, evitando que te pierdas en tareas de poco valor.
Lo no tan bueno: Puede ser difícil determinar cuáles son esas tareas que realmente te dan el 80% de los resultados. O puede que haya tareas que sí o sí tienes que llevar a cabo aunque te supongan más tiempo y esfuerzo del que sería ideal.
6. Delegar tareas
A veces, la mejor forma de ser productivo es reconocer que no puedes hacerlo todo. Delegar tareas consiste en identificar lo que otros pueden hacer igual o mejor que tú y asignárselo.
Lo bueno: Reduce tu carga de trabajo y te permite enfocarte en las tareas más importantes y estratégicas. Además, fortalece la confianza con tu equipo.
Lo no tan bueno: No todas las tareas se pueden delegar, y a veces, el tiempo que lleva explicar la tarea es casi el mismo que si la hicieras tú. O, a veces, cuestan un dinero que en principio no tienes para gastar. Ahí hay que sopesar si ese gasto en delegar puede convertirse en una inversión.
7. Método GTD (Get Things Done)
Este es un enfoque muy completo para la organización. David Allen, su creador, propone un sistema para capturar, organizar y ejecutar tus tareas de forma eficiente. Divide las tareas en categorías como «acciones inmediatas», «proyectos» o «en espera».
Lo bueno: Te da un marco sólido para mantener todo bajo control, reduce la sensación de agobio y te permite tener claridad mental sobre todo lo que tienes que hacer.
Lo no tan bueno: Requiere disciplina para implementarlo y puede parecer abrumador al principio debido a la cantidad de categorías.
Si quieres que hable más sobre esta o algún otro método, déjamelo en comentarios. Y echa un vistazo al blog, porque allí encontrarás cómo me organizo yo con el calendario mensual, el método dominó o cómo el perro de Pávlov puede ayudarte a lograr tus objetivos.
Como ves, no hay una técnica perfecta para todo el mundo. Mi consejo es que las pruebes y las adaptes a tu estilo de vida y a tu trabajo. A mí, por ejemplo, me funciona genial el time blocking para el trabajo diario, pero se me hace casi obligado apoyarme en la matriz de Eisenhower para decidir la prioridad en las tareas de cada uno de mis proyectos.
Y tú, ¿qué método usas para ser más productivo? Me encantaría leer vuestras experiencias en los comentarios.
Foto cabecera: MART PRODUCTION
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