Esta es la herramienta que uso en mi día a día para organizar mi trabajo y mi vida, y es para ti gratis
Cuando comenzaron a aumentar en mi trabajo los eventos, las reuniones y las diferentes actividades en las que tenía que participar, tener una agenda donde apuntar las tareas de cada día me servía de ayuda, pero no era realmente eficaz. Así fue cómo el calendario mensual se convirtió en la herramienta indispensable para organizarme.
¿Sabes eso de “los árboles no te dejan ver el bosque”? Pues más o menos eso me pasaba a mi. Me encanta utilizar agendas de página por día (esas en las que cada página se corresponde con un día y así tienes mucho espacio para escribir cada día). Pero tantas hojas una detrás de la otra no me dejaban ver la composición global de tiempo y fechas finales de cada mes. Así que comencé a usar más el apartado mensual de la agenda, pero son muy pequeños para ser realmente útiles.
En una época en la que teníamos muchos eventos por delante, necesitaba visualizar el tiempo que teníamos para poder coordinarnos. Probé en Excel, pero al final me resultaba tedioso, a veces me faltaban celdas para apuntar cosas, otras estaba obligada a deslizarme por la tabla… no me servía. Así que opté por el camino más simple y me imprimí una tabla con los días del mes que correspondía y que estaba interesada en organizar. Y no sabes cómo cambió todo algo tan sencillo como un calendario mensual. A partir de ese momento, en mi mesa de la oficina hay siempre un calendario de (al menos) los próximos tres meses. Sí, en papel. Una herramienta completamente analógica que me ayuda muchísimo a organizar mi día a día. Tanto es así que he trasladado esta herramienta a mi casa. Aunque allí sólo verás el calendario del mes en curso, ya que es de pizarra blanca y está en la cocina para coordinar la gestión familiar. 5 personas en una casa puede hacer que las semanas sean un complicado encaje de bolillos.
Pues bien, yo hoy quiero compartir la herramienta definitiva para organizar tus días, ya sea en el trabajo, en los estudios o en tu vida personal. Sólo necesitas descargar esta plantilla que te dejo a continuación con los meses del próximo curso. Un calendario que comienza este mismo mes de septiembre de 2024 y termina en agosto de 2025. Y un calendario anual para que puedas marcar tus vacaciones, viajes o fechas más relevantes en torno a las tendrás que organizar muchas tareas.
Pero antes, hablemos de cómo organizarse y te daré algunos consejos para sacarle todo el provecho a este calendario.
1- La importancia de la organización personal
2. Priorizar: clave para maximizar tu tiempo
3. El calendario como tu mejor aliado
4. Consejos para aprovechar al máximo el calendario
1. La importancia de la organización personal
La gestión del tiempo no es solo una habilidad, es una inversión en tu bienestar y en tus objetivos. Son muchos los estudios que han demostrado que las personas que gestionan su tiempo de manera efectiva experimentan niveles más bajos de estrés, mayor satisfacción laboral y una mejor calidad de vida.
¿Por qué es tan importante?
- Aumenta la productividad: Al priorizar tareas y utilizar el tiempo de manera eficiente, podrás lograr más en menos tiempo.
- Reduce el estrés: La sensación de tener el control de tu tiempo reduce la ansiedad y el estrés.
- Mejora de las relaciones: Más tiempo y menos estrés es sin duda el ambiente ideal para poder dedicar tiempo de calidad a las personas que quieres. Incluida tú misma.
- Mayor satisfacción personal: Al alcanzar tus objetivos, experimentarás una gran sensación de logro y motivación, por lo que podrás proponerte nuevas metas
2. Priorizar: clave para maximizar tu tiempo
Priorizar es la clave para una buena gestión del tiempo. Al identificar las tareas más importantes y urgentes, puedes asegurarte de que estás dedicando tu tiempo y energía a lo que realmente importa.
¿Cómo priorizar tus tareas?
- Matriz de Eisenhower: Esta herramienta te ayuda a clasificar tus tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y ni urgente ni importante. Puedes leer más sobre ella en este post.
- Método ABCDE: Asigna una letra a cada tarea según su importancia para lograr el objetivo que te hayas propuesto: A (muy importante), B (importante), C (menos importante), D (delegable) y E (eliminable).
Consejos adicionales:
- Sé realista: No te sobrecargues con demasiadas tareas.
- Flexibiliza tu plan: Los imprevistos son inevitables, así que sé adaptable.
- Delega: No dudes en pedir ayuda si es necesario.
- Evita la multitarea: Enfócate en una tarea a la vez para mejorar tu productividad
La gestión del tiempo y la priorización son habilidades fundamentales para alcanzar el éxito en cualquier ámbito de la vida. Al invertir tiempo en aprender a organizar tu día a día, podrás disfrutar de una vida más plena y satisfactoria.
3. El calendario como tu mejor aliado
¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas pendientes? ¿Te cuesta concentrarte y cumplir con tus objetivos? No estás solo. La falta de organización es un problema común en nuestra sociedad acelerada. Pero, ¿qué pasaría si te dijera que existe una herramienta simple y efectiva para tomar el control de tu tiempo y aumentar tu productividad? ¡La respuesta está en un simple calendario!
Un calendario bien organizado es como un mapa que te guía hacia tus metas. Al visualizar todas tus tareas programadas y compromisos en un solo lugar, puedes identificar mejor el tiempo que tienes disponible para centrarte en tus prioridades, administrar tu tiempo de manera más eficiente y reducir el estrés.
4. Consejos para aprovechar al máximo el calendario
Bloquea el tiempo ocupado
Comenzamos anotando en el calendario mensual todo lo que ya tenemos programado y conocemos de antemano. Reuniones, eventos, celebraciones, comida en casa de tus padres, una visita, un viaje, etc. Tienes que bloquear en el calendario días completos o partes de días que sabes que no puedes emplear en otra cosa. Y, a partir de ahí, si estas actividades suponen un tiempo en días anteriores.
Usa códigos de colores
Sin duda, algo que recomiendo siempre a la hora de organizarse, ya sea en calendario analógico o digital, es utilizar un código de colores. No deben ser muchos, plantéalo por proyectos y un extra para personal; también puedes hacer un código de color de clientes que trasladar después a toda la documentación interna que tengas, o bien a los diferentes servicios que ofreces. Igual sucede con el tema de los estudios, puedes hacer un código de color por materias o por tipo de actividad (exámenes, presentaciones, entregas, prácticas…)
No es necesario que anotes, por ejemplo, que de lunes a viernes vas de 9h a 17h a la oficina. Pero sí que tienes algo justo después o en la hora de la comida.
Ya tienes tu mapa de tiempo libre. Ahora toca sacarle partido a cada día en tu agenda semanal. Pero recuerda reservar espacios para ti, para desconectar o para hacer lo que más te gusta.
La mejor técnica para organizar tu día y tu semana es, para mi, el time blocking. Consiste en dividir el tiempo disponible en espacios en los que realizar tareas similares, por ejemplo, gestionar el correo electrónico, escribir un libro en otro y crear contenido en otro diferente. En este otro post te hablé de la técnica del time blocking más en detalle y te recomiendo mucho que lo leas para aplicarla correctamente, porque de verdad que es muy útil.
Consejos adicionales:
- Establece metas SMART: Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales.
- Crea listas de tareas: Divide las tareas grandes en pasos más pequeños. De las listas, que adoro, te conté todo en este otro post.
- Elimina distracciones: Busca un lugar tranquilo para trabajar y desactiva las notificaciones de tu teléfono.
Aquí tienes mi regalo, el calendario mensual que necesitas para organizar tu tiempo.