Cuando organizamos un evento, la comunicación con los medios es fundamental para asegurar su éxito. Dos herramientas clave en este proceso son la convocatoria de prensa y la nota de prensa. Aunque a menudo se confunden, tienen propósitos y formatos distintos.
¿Qué es una Convocatoria de Prensa?
La convocatoria de prensa es una invitación formal dirigida a los periodistas para que asistan a un evento específico, como una rueda de prensa, una presentación o un acto relevante. Su objetivo principal es informar a los medios sobre la celebración del evento y despertar su interés para que lo cubran.
¿Cómo se escribe una Convocatoria de Prensa?
- Brevedad: Debe ser concisa y directa, proporcionando la información esencial de forma clara.
- Información clave: Incluir datos como:
- Quién organiza el evento.
- Qué tipo de evento es (rueda de prensa, presentación, etc.).
- Dónde se celebrará (dirección completa).
- Cuándo se celebrará (fecha y hora exactas).
- Quiénes serán los ponentes o participantes destacados.
- Un breve resumen del tema o asunto a tratar.
- Información de contacto para confirmación de asistencia.
- Formato: Utilizar un lenguaje formal y profesional.
¿Qué es una Nota de Prensa?
La nota de prensa es un comunicado informativo que se envía a los medios para dar a conocer un hecho noticioso, como el lanzamiento de un producto, la presentación de un estudio o la celebración de un evento. Su objetivo es generar interés y cobertura mediática sobre el tema en cuestión.
¿Cómo se escribe una Nota de Prensa?
- Estructura de pirámide invertida: Comenzar con la información más relevante y luego desarrollar los detalles.
- Titular atractivo: Debe captar la atención del periodista y resumir el contenido de la nota.
- Cuerpo del texto: Desarrollar la información de forma clara y concisa, utilizando un lenguaje sencillo y evitando tecnicismos.
- Citas: Incluir declaraciones de personas relevantes para dar mayor credibilidad a la noticia.
- Información de contacto: Proporcionar datos de contacto para que los periodistas puedan solicitar más información.
- Formato: Utilizar un formato estándar de nota de prensa, con un encabezado que incluya el logotipo de la empresa y la fecha de publicación.
¿Por qué son importantes en la organización de eventos?
- Generan cobertura mediática: Permiten dar a conocer el evento a un público más amplio y aumentar su visibilidad.
- Refuerzan la imagen de marca: Posicionan a la empresa u organización como líder en su sector.
- Atraen a patrocinadores y colaboradores: La cobertura mediática puede despertar el interés de posibles patrocinadores y colaboradores.
- Aumentan la asistencia: La promoción en los medios puede incentivar la participación del público objetivo.
Claves positivas y ventajas
- Comunicación directa: Permiten establecer una comunicación directa con los periodistas y medios de comunicación.
- Credibilidad: La cobertura mediática otorga mayor credibilidad al evento y a la organización.
- Ahorro de costes: La publicity es una forma más económica de promoción en comparación con la publicidad pagada. Más sobre la publicity.
- Difusión más amplia: Los medios de comunicación pueden llegar a un público mucho más amplio que otros canales de comunicación.
En resumen, la convocatoria de prensa invita a los periodistas a un evento específico, mientras que la nota de prensa informa sobre un hecho noticioso. Ambas herramientas son esenciales para la comunicación con los medios y pueden contribuir significativamente al éxito de un evento.
Foto de cabecera: Gabi Santana