Seguro que has oído hablar del Time Blocking porque ahora todo el mundo utiliza este método para organizarse. Y es que es una muy buena manera de planificar el trabajo y distribuir las tareas.
¿De dónde viene el time blocking y de qué se trata?
Cal Newport en su libro Deep work desarrolla este método de distribución del tiempo en bloques.
Cada día (en realidad él lo hace la noche anterior) dibuja en una hoja dos columnas que divide en bloques de media hora. En la primera asigna las tareas que va a realizar en cada espacio de tiempo y la de la derecha se la reserva para realizar los ajustes que fueran necesarios en la organización de los bloques.
Él mismo explica que el time blocking es “darle a cada minuto de su día un trabajo” y para conseguirlo, debes:
- Crear un equilibrio entre lo importante y lo urgente
- Tener un plan claro para evitar distracciones y pérdidas de tiempo
- Cambiar el trabajar estresados por el control de tu tiempo
- Poder dar por finalizados los trabajos al finalizar el día
Dato sobre el creador: Cal Newport es profesor de ciencias de la computación y autor de éxito de ventas del New York Times de Digital Minimalism and Deep Work. Sus libros han sido publicados en más de 30 idiomas y sus artículos sobre tecnología, cultura y productividad han aparecido en The New Yorker, WIRED y New York Times. Ha sido un defensor público de la planificación de bloques de tiempo durante los últimos quince años.
Y, ¿cómo puedo aplicar yo el time blocking?
Bien, como hemos visto, el time blocking es un método de gestión del tiempo que consiste, básicamente, en dividir tus tareas en bloques de tiempo incluyendo el descanso. O, visto de otro modo: dividir tu tiempo en tareas. ¿Recuerdas el horario del colegio que cada jornada estaba dividida por áreas? Pues así debería quedar tu agenda diaria.
Pero no se trata solo de aplicarlo en el papel. Es una estrategia que debe ser bien aplicada de manera que en ese periodo de tiempo destinado a una tarea en concreto, debes poner el foco en lo que estás haciendo hasta que termine el tiempo previsto. Está claro que debes conocer cuánto tardas en hacer unos trabajos u otros y que al principio deberás ajustar los tiempos. No desesperes, para incorporar un método a tu día a día debemos contar con un período de adaptación y mejoras.
¿Cómo empiezo?
Para poder aplicar el time blocking a tu forma de trabajar debes:
- agrupar las tareas similares en bloques temáticos
- conocer cuánto tiempo necesitas para realizar esas tareas y aquí voy a incluir que conozcas cuándo eres más productiva o estás más motivada. Así podrás ordenar los bloques de tiempo en tu jornada de la forma más eficiente.
El objetivo es programar espacios de tiempo destinado a responder mails, buscar inspiración, realizar consultas… En definitiva, aquellas tareas que te pueden hacer perder la concentración y destinar el tiempo y la energía a tus objetivos principales.
Como has visto, es necesario adaptar a nuestro modo de ser y trabajar el time blocking sin ser estrictos con los bloques de media hora. Puedes ver en el ejemplo del propio Newport cómo extiende a varios bloques de 30 minutos algunas tareas. No confundamos el time blocking con la técnica pomodoro, de esta hablaremos en otra ocasión.
Foto cabecera: JESHOOTS.com
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