Creo que Organizador de Eventos es una de esas profesiones que todo el mundo considera que tiene capacidades para ejercerla con soltura y éxito. Y en cambio, es una de las más duras que hay. Sí, sí, de las más duras, por la exigencia en tiempo, en compromiso hacia tus clientes, en creatividad… y sobre todo, en que no se trata de crear un producto para una persona, se trata de crear un producto que muestre a una persona/entidad/empresa y llegue satisfactoriamente y sea interpretado de la misma manera por un gran grupo de personas en el mismo momento. Aquí no hay opción de probar el producto dos veces, o más tarde, o tras comentarlo con otras personas. Es algo del aquí y ahora, y si en ese momento no llega, no transmite, no funciona, estás perdido.
Pero todos hemos organizado una fiestecilla en casa y nos han dicho que ha sido todo un éxito (aunque la cocina haya quedado inservible por horas o no hayamos dormido la noche anterior), o hemos organizado nuestra boda, ¡ay, las bodas! Cuántos hay que terminan tirándose de los pelos planificando la boda y luego lamentan no haber tenido alguien que les hiciera el camino más llevadero y les diera tranquilidad el gran día… (Yo, una de ellos. En casa del herrero, ya se sabe. Ya os contaré algún día…).
Un Organizador, Productor, Planificador, Coordinador de Eventos, Experto en Protocolo, Event Planner, Profesionales de Eventos así, en general, y un sinfín de denominaciones más, es un profesional metódico, coordinado y consciente de cada detalle o así debe ser. El Event Planner planificará, producirá y coordinará el acto de principio a fin acorde a una estrategia de objetivos claros, ideando y diseñando primero, plasmando sobre el papel cada necesidad y requisito y agendando cada paso. Evaluará los puntos vulnerables y posibles imprevistos que pudieran surgir estudiando posibles soluciones. Cumplirá con el presupuesto fijado (¡que anda que no es importante esto!). Será capaz de implementar un plan de comunicación acorde a los objetivos, será mediador entre stakeholders y tendrá la capacidad de mantener un canal abierto, veraz y eficaz de comunicación con el cliente-promotor. Velará por el buen funcionamiento del evento en cada paso y una vez finalizado será capaz de realizar un análisis y aprender para aplicar mejoras en sus procesos. Incluyendo todo esto un sinfín de tareas más que hay que gestionar con empatía, flexibilidad y manteniendo a raya el estrés. Porque, aunque os sorprenda (los que trabajáis en eventos no creo que mucho) es una de las profesiones más estresantes de la actualidad.
Desde hace años, CareerCast, portal estadounidense de búsqueda de empleo, hace un estudio cada año de acuerdo a 11 factores “presión de superiores en cuanto a plazos de entrega, competitividad del puesto, necesidad de viajar, sector de la empresa (privada o del sector público), sueldo, exigencia física, interacción con el público, condiciones ambientales, riesgos asociados para la propia vida, amenazas del entorno y evolución de la contratación para cada trabajo durante la próxima década” y obtiene un ranking con los trabajos más y menos estresantes. ¿Adivinas en qué puesto nos encontramos los Event Planner? ¡En el quinto!!! Tras bomberos, policías, militares… ¿No os parece increíble? Es cierto que el estudio se realiza en Estados Unidos, pero la mayoría de resultados podría extrapolarse a otros países.
Bien, pues todo esto, señores, no lo hace cualquiera, porque organizar un cumpleaños para familiares y amigos, con la tranquilidad que nos ofrece el que si algo sale mal “jugamos en casa” no puede compararse con la organización profesional de eventos. Eso es otra cosa, los objetivos son mayores, las ganancias (y pérdidas) son también mucho mayores y no puede dejarse en manos de cualquiera. Un Organizador de Eventos será una persona formada y, en formación constante, orientada a objetivos, capaz de conseguir realizar ese evento que deseas y que necesitas.
Y dicho todo esto, si para una comunión, aniversario, y hasta cumpleaños, puedes contratar a un organizador de eventos profesional, no lo dudes, la tranquilidad también se paga.
Y tú, ¿alguna vez has deseado haber contratado un Organizador de Eventos profesional? ¡Cuéntame!
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