La revolución de la IA en tus eventos. ¿Prepados para el futuro?

¿Os habéis parado a pensar cómo la tecnología está cambiando el juego en el mundo de los eventos? Hoy quiero que hablemos de un tema que me apasiona y que está transformando por completo la forma en que organizamos y vivimos los eventos: la Inteligencia Artificial (IA).

Quizás la IA os suene a algo muy complicado y que en nuestro día a día quizás no va más allá de escribir textos, hacernos fotos al estilo Los Simpsons o Estudio Ghibli pero creedme cuando os digo que ha llegado para inundarlo todo y que, de hecho, ya nos ofrece un montón de posibilidades para crear experiencias más personalizadas, eficientes y, sobre todo, memorables. Y esto no es solo para grandes congresos y eventos de presupuesto inmenso. Las pequeñas empresas y negocios locales también pueden aprovecharse de sus ventajas para potenciar su marca a través de eventos.

Ya os hablé de cómo Chat GPT, Gemini o Copilot pueden ayudarte a organizar un evento exitoso. ¿Queréis ver cómo la IA puede convertirse en vuestra mejor aliada para que vuestro próximo evento sea un éxito rotundo? ¡Vamos a ello!

1. Eventos a tu medida gracias a la personalización con IA

Imagina que tus asistentes e invitados se sienten como si el evento hubiera sido diseñado exclusivamente para ellos. Imagina que eres tú el que acude a un evento donde cada parte parece creada a medida para ti. Mola, ¿no? Pues la IA hace esto posible:

• Networking inteligente: Plataformas como Brella usan algoritmos de IA para conectar a los asistentes. ¿Qué significa esto? Que la IA «lee» los perfiles e intereses de la gente y les sugiere con quién hablar para que hagan conexiones valiosas de verdad. ¡Se acabó eso de perder el tiempo buscando a la persona adecuada en un mar de gente! Para eventos donde la gente acude de muy diversos lugares, empresas o espacios, me parece una idea estupenda.
• Recomendaciones personalizadas: Pensad en Netflix, que os recomienda series que os pueden gustar. Pues con los eventos, puede suceder igual. La IA puede analizar los datos de los asistentes (intereses, sector, sesiones a las que asistieron en el pasado) y recomendarles qué charlas, talleres o expositores visitar para sacar el máximo partido a su tiempo. Una empresa de cosmética local podría, por ejemplo, ofrecer a sus clientes una experiencia más «a la carta» en el lanzamiento de su nuevo producto, sugiriéndoles talleres o demostraciones específicas según sus preferencias.

2. Logística sin dolores de cabeza: optimización inteligente

Organizar un evento puede ser un quebradero de cabeza, en eso estamos todos de acuerdo. Pues la IA ha venido a echarnos una mano para que todo fluya sin imprevistos:

• Gestión de inventario: ¿Os imagináis no quedaros sin café a mitad del evento o no tirar comida a la basura? La IA puede predecir la demanda de alimentos y bebidas basándose en datos históricos y el número de asistentes, minimizando el desperdicio y ajustando el presupuesto. Una ayuda inestimable para cumplir con la reciente normativa en cuanto a desperdicio alimentario en eventos.
• Diseño de espacios óptimo: Para una inauguración, un mercado artesanal o una jornada de puertas abiertas, la IA puede analizar el plano del lugar y sugerir la mejor distribución de los stands, zonas de descanso o puntos de información. Podremos decir adiós a los cuellos de botella y a los espacios desaprovechados.
• Control del flujo de personas: Evitar aglomeraciones y que la gente se sienta cómoda es clave. La IA puede ayudar a gestionar los flujos de asistentes, redirigiéndolos de forma inteligente para que disfruten del evento sin agobios.

3. Más allá de la seguridad tradicional: eventos protegidos por IA

La seguridad es primordial en cualquier evento. Y, seamos sinceros, hay equipos donde esto queda en segundo plano y se le resta importancia, ya sea por falta de experiencia o desconocimiento. Pero la IA nos puede aportar ese plus que nos de más tranquilidad:

• Acceso controlado y seguro: El reconocimiento facial, por ejemplo, puede utilizarse para controlar el acceso a zonas VIP o restringidas, haciendo el proceso más rápido y seguro.
• Detección de anomalías: En el propio trascurso del evento, los algoritmos de aprendizaje automático pueden identificar patrones de comportamiento inusuales que podrían indicar una amenaza, alertando al equipo de seguridad de forma proactiva.

¡OJO!! No estoy diciendo que sustituya en ningún caso la palabra de un experto, la capacidad humana de ponerse en el lugar de los invitados o el saber que otorga la experiencia. Pero sin duda nos ayudará a tener presente este tema y será un punto de partida interesante a tener en cuenta

4. Experiencias que dejan huella a través de la inmersión con IA

Y aquí llega lo más nos gusta. Si queréis que vuestros eventos sean inolvidables (y eso lo buscamos todos) la IA nos ayuda a crear momentos realmente WOW:

• Realidad virtual y aumentada (RV/RA): Imaginaos un concesionario de coches que lanza un nuevo modelo y ofrece a sus clientes un tour virtual 360º del vehículo antes de que lo vean en persona. O una tienda de muebles que permite a sus clientes «probar» cómo quedarían sus nuevos productos en su casa gracias a la RA en un evento de presentación. La IA es la base de estas experiencias inmersivas que dejan a la gente con la boca abierta.
• Contenidos personalizados al instante: La IA puede generar mensajes de bienvenida o recomendaciones en tiempo real, adaptándose al comportamiento de cada asistente. Un mensaje de «¡Hola, [nombre del asistente]! Te esperamos en la sala X para la charla sobre [tema de interés]» puede marcar la diferencia.

5. Eventos que aprenden y mejoran. Análisis de datos con IA

Después del evento, ¿cómo sabemos si ha sido un éxito y qué podemos mejorar? La IA es nuestra mejor analista:

• Medición del éxito: La IA puede procesar grandes volúmenes de datos (participación, interacciones, satisfacción) para darnos una imagen clara del rendimiento del evento y qué áreas necesitan un empujón para futuras ediciones.
• Predicción de tendencias: Analizando datos históricos, la IA puede predecir qué tendencias están por venir en vuestro sector o qué tipo de contenido tendrá más engagement en vuestro próximo evento, ayudándoos a afinar vuestras estrategias.

Casos de Éxito que Inspiran:

• Web Summit: Este evento mundial utiliza la IA para su sistema de matching networking, asegurándose de que la gente se conecte con las personas más relevantes para sus negocios.
• SXSW: Conocido por su innovación, este festival emplea la IA para personalizar la experiencia de sus asistentes, recomendándoles sesiones y actividades según sus preferencias.
• IBM Think: Utiliza la IA para crear experiencias inmersivas y personalizadas, con asistentes virtuales y espacios de colaboración virtuales que te transportan a otro nivel.

En definitiva, la IA no es el futuro; es el presente en la organización de eventos. Nos ofrece herramientas potentes para crear experiencias más impactantes, eficientes y personalizadas, algo fundamental para cualquier empresa que quiera destacar y conectar de verdad con su audiencia.

^{Foto cabecera: Tara Winstead}