Comencemos por el mito del evento que «queda bien»
Después de un poco de clickbait (positivo) vamos a entrar en faena…
Todos hemos estado en ese evento corporativo: buen ambiente, buen catering, la gente se lo pasa bien. El dueño de la empresa está contento porque «ha quedado muy profesional». Pero, ¿y luego qué?
El gran error que cometen las pymes es confundir ‘organización de eventos’ con ‘estrategia de comunicación’. Un evento sin un objetivo de marketing claro es un gasto, no una inversión. Es como comprar un coche precioso y dejarlo aparcado.
Tu objetivo, como dueño de un negocio en Toledo, no es recibir aplausos, es vender más, conseguir leads cualificados y potenciar tu marca. Yo te ayudo a convertir esa inauguración, aniversario o cata en el lead magnet más potente que tendrás este año.
Caso práctico que usaremos: Imagina la «Quesería La Mancha Dorada» (nombre estupendo que me ha dado Gemini). Llevan 10 años y quieren inaugurar su nueva sala de catas. Necesitan que esta inauguración no solo sea una fiesta, sino que les traiga clientes recurrentes y les abra la puerta de distribuidores gourmet.
Paso 1: Define el objetivo antes del evento (Mentalidad de Embudo)
Un organizador de eventos te pregunta: «¿Cuánta gente viene?». Un estratega de comunicación te pregunta: «¿Qué acción quieres que haga esa gente después de irse?»
Antes de elegir el color de las servilletas, define un objetivo SMART:
- No es SMART: «Darnos a conocer».
- Sí es SMART: «Conseguir 50 contactos de tiendas delicatessen locales con email y teléfono para enviarles nuestro nuevo catálogo la semana siguiente».
Consejo de PLANNER: El Briefing de comunicación mínimo
Vayamos al ejemplo: La Quesería La Mancha Dorada lanza una cata de queso maridados. La quesería no tiene como objetivo principal la organización de la cata en sí, es el networking cualificado. Es por esto que se propondrían dos acciones:
- Acción de comunicación segmentada: En lugar de un registro general, crear dos tipos de invitaciones: una para el público general (consumidor final) y otra VIP para los contactos clave (distribuidores, prensa, bloggers de gastronomía).
- Métrica a seguir: Número de tarjetas de contacto intercambiadas o número de formularios VIP rellenados con una pregunta relevante (p. ej.: «¿Estaría interesado en recibir una muestra gratuita para su negocio?»).
Recuerda: Si no sabes qué medir, el evento ya ha fracasado. El evento es un medio, no el fin.
Paso 2: Integra la experiencia digital (el Evento Híbrido Silencioso)
No se trata de retransmitir por streaming (a menos que sea necesario), sino de hacer que el evento sea inevitablemente compartible o instagrameable. Queremos que los asistentes se conviertan en tus micro influencers de forma orgánica.
Consejo de PLANNER: El Spot de Prensa Social
Lo vemos de nuevo con la quesería. Vamos a crear un anuncio que se publique de manera natural por redes y llegar así a mucha más gente. ¿Cómo?
- Identificaremos los puntos Instagrameables: Para la Quesería La Mancha Dorada, puede ser una pared con un neón de su logo o una mesa de cata con iluminación espectacular. Este es su «Spot de Prensa Social».
- Daremos un Hashtag único: Creamos un hashtag específico, corto y fácil de recordar (p. ej.: #ManchaDoradaInaugura). Ponlo visible en el Spot y en los menús.
- Un ‘premio’ por compartir: Ofreceremos un incentivo simple, como un descuento del 5% en tienda a quien suba una foto usando el hashtag. Esto convierte el contenido generado por el usuario (UGC) en una herramienta de venta directa.
Un evento bien diseñado genera contenido para ti gratis, solo tienes que dar las herramientas para que pase.
Paso 3: El evento empieza después (la Comunicación Post-Evento)
El evento terminó, el queso se acabó y la gente se fue contenta. ¡Pero tu trabajo de comunicación casi acaba de empezar! Aquí es donde la mayoría de las pymes tiran el 80% de su inversión por la borda.
Tienes que tener un plan para aprovechar todo el material y los contactos que has generado.
Consejo de PLANNER: El «Email de Oro» de las 24 horas
En las primeras 24 horas, debes contactar con tus leads. Veamos cómo podríamos hacerlo siguiendo el ejemplo de nuestra quesería:
- Agradecimiento y Valor: Enviaremos un email a todos los registrados (incluyendo, y por supuesto, a los VIP) agradeciendo su asistencia. Incluiremos una galería de fotos teaser (un carrusel de imágenes o galería, vaya) y un enlace a una nota de prensa digital con los puntos clave del evento.
- Cualificación Rápida: Para los contactos VIP (en este caso distribuidores/prensa), este email debe incluir la promesa que hicimos en el Paso 1: «Como agradecimiento por su presencia, le adjuntamos el dossier de prensa de la nueva sala de catas y le recordamos que tiene una muestra gratuita reservada. ¿Cuándo la enviamos?«. Esto cualifica al lead y fuerza la siguiente acción comercial.
- Contenido para Redes: Aprovecharemos las fotos y vídeos para generar al menos cuatro piezas de contenido para la semana siguiente (un carrusel con el «antes y después», un vídeo de testimonios, un resumen de la prensa). El evento es la materia prima de tu content marketing.
Dejemos ya de pensar en eventos como una fiesta costosa y empecemos a verlos como una estrategia de comunicación rentable. La clave está en la planificación estratégica, no en el catering.
Si sientes que tus eventos son un éxito en aplausos pero un fracaso en la consecución de objetivos empresariales, quizás es hora de que hablemos. Soy Miriam Lucas, y mi especialidad es diseñar ese Plan de Comunicación Evento-Céntrico que transforme tu inversión en una máquina de leads y visibilidad para tu negocio local en Toledo.
¿Quieres convertir tu próximo evento en el mayor generador de ventas del año? Agenda una consultoría conmigo aquí.
Foto cabecera: Karola G