Cómo priorizar las tareas

Es habitual que nuestra lista de tareas sea mayor que el tiempo que tenemos para realizarlas. Esto es así porque habitualmente hacemos una lista de tareas general, que incluye proyectos a largo plazo, planes inminentes, recados urgentes y tareas que nos gustaría llevar a cabo en algún momento.

Hace tiempo hablamos de cómo organizarnos con listas y cómo pasar esas tareas a nuestro calendario. Puedes repasar el proceso aquí y aquí.

Resumiendo, los pasos a seguir serían: 

1. lista toooodas las tareas, proyectos, sueños y aquello que quieras o tengas que hacer
2. separa las tareas en listas por temáticas o proyectos. Por ejemplo, casa, familia, personal y social. 
   • Casa: aquí entrarían nuevos proyectos de decoración, ordenación y reorganización, limpieza, reparaciones, compras…
   • Familia: ropa, calzado, etc., tareas relacionadas con las actividades de los niños, colegio, citas médicas…
   • Personal: cita con la peluquería, con tu pareja, autocuidado, lecturas, hobbies…
   • Social: celebraciones, compra de regalos, llamadas de teléfono a amigos y familiares…
3. Y una vez tengamos las listas hechas, tendremos que priorizar los elementos de cada una de las listas de manera que podamos saber qué es urgente, qué importante, qué puede aplazarse e incluso qué podemos delegar o hasta desechar.

Y, ¿cómo hacemos esto? Con la Matriz de Eisenhower.

Dato sobre el creador: Dwight D. Eisenhower, alto mando militar y trigésimo cuarto presidente de Estados Unidos, era conocido por su alta capacidad en la gestión del tiempo y la productividad. Más tarde, Stephen Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” plasmó las ideas de Eisenhower desarrollando esta sencilla herramienta. Así que si habías oído hablar de la tabla o el cuadrante de Covey, no estabas desencaminada.

Ahora, ¡al lío!

Como ves, tenemos dos medidas: Importancia y urgencia. En la parte superior izquierda se deben situar las cosas más importantes y además de mayor urgencia. En la parte superior derecha tendremos que colocar lo más importante aunque menos urgente.

En la parte inferior nos quedarán las cosas urgentes, que no por ello importantes. A veces nos encontramos tareas que hay que hacer hoy sí o sí, aunque no sean importantes para nosotros o nuestro proyecto. Por ejemplo, llamar para cambiar la cita de la peluquería de los niños. Urge por los plazos, pero no por el hecho en sí. Seguro que tus niñas pueden esperar unos días más a cortarse el pelo. Y la derecha, aquello que ni es importante ni urgente.

Sé que al principio cuesta y todo parece o importante o urgente, pero con la práctica iréis encontrando vuestra medida, ya veréis.

Hecho el reparto de las tareas da cada lista en su cuadro correspondiente, haremos listas unificando por urgencia-importancia. Según la matriz de Eisenhower, tendremos cuatro grupos de tareas y cuatro acciones a llevar a cabo: HACER, PLANEAR, DELEGAR, ELIMINAR. Pero esta matriz está orientada a objetivos y nosotros la vamos a adaptar a nuestro día a día. No todo en nuestra vida debe girar en torno a unos objetivos grandes e inamovibles. Nuestra vida tiene montones de sueños y proyectos que se entrelazan y nuestra misión es encontrarles cabida entre las mil y una tareas que debemos hacer. 

Así que, con nuestras 4 listas, comenzaremos a programar en nuestra agenda o calendario comenzando por lo más urgente y más importante, ya que será lo primero que necesite nuestro tiempo. Son las tareas que necesitan de nuestra acción inmediata. A continuación, debemos decidir qué haremos con lo urgente pero no importante. Según Eisenhower/Covey, debemos delegar estas tareas, pero todas sabemos que esto no siempre es posible. Procuraremos pedir ayuda donde podamos y en las que no, pues las agendamos para quitárnoslas de en medio cuanto antes y poder centrarnos en las importantes. No por no ser urgentes debemos dejarlas a la espera de encontrar un momento para comenzarlas. Son importantes para nosotras y nuestra familia, así que hay que reservar tiempo para llevarlas a cabo. Y, la última lista, las menos importantes y nada urgentes, esas se quedan sin agendar. Salvo que milagrosamente nos haya sobrado algo de tiempo en nuestro planning y, entonces, ubicaremos alguna en nuestro horario. Recordad que no debemos llenar todas las horas del día con tareas. Debemos respetar nuestros tiempos de descanso, considerar posible la existencia de interrupciones y emergencias inesperadas, o simplemente, que algo nos lleve más tiempo del que esperábamos. 

Expectativas realistas y espacios en blanco. Así debemos organizar nuestra agenda. 

Y, junto al calendario, esa lista de pendientes no importantes ni urgentes, que esperan encontrar un hueco en nuestra ajetreada vida. Mi consejo es que, al comienzo del mes, escojáis dos o tres tareas que llevar a cabo de esta lista para poder ir dejando hueco para nuevos proyectos e ideas.

Si te cuesta definir la importancia o urgencia de las tareas, escríbeme y lo vemos juntas. Estoy aquí para echarte una mano.

^{Foto cabecera: Ylanite Koppens en Pixabay}