Cómo planificar un evento con bajo presupuesto y lograr un gran impacto

Claves para organizar un evento memorable con poco presupuesto

¿Quién dijo que un evento económico no puede ser memorable? No hace falta llamar a la Orquesta Nacional para amenizar la velada, contratar a Ferrán Adrià para el menú o reservar 3 naves de IFEMA para tu evento sólo por su fama si, además, con ello es posible que no consigas lo que buscas. La clave para organizar un evento exitoso sin gastar en exceso está en priorizar, ser creativo y aprovechar al máximo los recursos disponibles. Aquí te dejo una guía paso a paso para lograrlo.

1. Define los objetivos del evento

Antes de hacer cualquier gasto, pregúntate: ¿Qué quiero lograr? Ya sea una presentación de producto, una reunión corporativa o una celebración, identificar tus objetivos te permitirá asignar recursos donde más lo necesites. Por ejemplo:

• En un evento de networking: Invierte en un espacio cómodo que fomente la interacción.
• En un evento virtual: Prioriza la tecnología para garantizar una experiencia sin fallos.

Esta claridad inicial te ahorrará tiempo y dinero en el proceso.

2. Establece prioridades: No todo es imprescindible

No puedes tenerlo o hacerlo todo, pero puedes enfocarte en lo esencial. Usa una lista para diferenciar lo indispensable de los extras. Por ejemplo:

• En eventos presenciales: el lugar, la comida y la comodidad son clave.
• En eventos online: una plataforma confiable y buena conectividad son imprescindibles.

Elimina lo superfluo sin miedo, y céntrate en lo que hará que tu evento destaque. Piensa en lo que es absolutamente esencial para el éxito del evento. Usa herramientas como una hoja de cálculo o un simple folio donde puedas organizar todo por categorías y asignarles prioridad.

3. Encuentra opciones económicas y negocia

La calidad no tiene que sacrificarse por el precio. Evita soluciones improvisadas, como encargar tareas críticas a personas sin experiencia.

Una de las mejores formas es pensar fuera de lo convencional. Busca espacios alternativos como coworkings, centros comunitarios o parques.

Te recomiendo trabajar con proveedores locales, que suelen ofrecer tarifas más accesibles y flexibles. Y negocia siempre. Si tienes algo que ofrecer a cambio (promoción, futuras contrataciones), aprovéchalo. Pero negocia, no regatees. El objetivo siempre es un win-win para crear una alianza.

No se trata de que «tu cuñado que tiene una cámara buenísima” te haga el reportaje fotográfico. Se trata de encontrar colaboraciones de calidad.

4. Maximiza la creatividad para destacar

Tu imaginación es un activo valioso. Algunos consejos para explotar tu creatividad:

• Decoración DIY: Busca inspiración en redes sociales o involucra a voluntarios.
• Música y entretenimiento: Artistas locales o emergentes suelen estar abiertos a colaborar.
• Promoción económica: Usa herramientas gratuitas de marketing digital, como Canva para diseño y Mailrelay para email marketing.
• También puedes encontrar aplicaciones de gestión de entradas y aforos que son gratuitas.

A veces, músicos locales o artistas emergentes pueden colaborar en tu evento a cambio de exposición. ¡Piensa en cómo puedes aprovechar tu red y los recursos gratuitos! El objetivo es crear una experiencia única sin necesidad de un gran presupuesto.

Aquí, y siento repetirme, tengo que dejar claro que el hijo de tu amiga, que “se maneja muy bien en redes sociales” no es quien debe encargarse de la campaña de comunicación digital. Si este es un factor importante del éxito de tu evento no puede quedar en manos de la inexperiencia. Pero quizás sí pueda colaborar contigo en determinadas tareas que hagan que el precio de la agencia sea menor.

5. Controla el gasto y sé flexible

Haz un presupuesto inicial y cúmplelo, pero prepárate para adaptarte. Revisa tus gastos regularmente y ajusta donde sea necesario, siempre manteniendo el foco en los objetivos principales.

En definitiva, planificar un evento con bajo presupuesto no significa comprometer la calidad. Con organización, creatividad y enfoque en lo esencial, puedes sorprender a tus invitados sin gastar de más.

Si estás planeando un evento, recuerda: todo comienza con una buena estrategia y una mente abierta a nuevas ideas.