5 cosas que me ha enseñado la organización de actos y eventos
Hace ya más de 10 años que me dedico profesionalmente a la organización de eventos, tanto desde el lado del venue* como desde el lado del promotor-organizador (antes de esto, en mis tiempos mozos fui azafata). Presentaciones de libros, inauguraciones, reuniones de trabajo, actos institucionales, festivales de música, congresos, conferencias, bodas… Puedo asegurarte que he tratado con clientes de casi todos los tipos y que he visto invitados de muchas clases. Tengo un buen número de anécdotas también…
Y hoy, aprovechando que es diciembre y parece casi obligado echar la vista atrás, os traigo 5 cosas importantes que he aprendido a lo largo de estos años. La lista es mucho mayor, claro está, pero creo que para empezar, no está mal con estas cinco:
1. Hay dos tipos de venues
Sí, resumiendo mucho, hay dos tipos de venues: los que se atrincheran en el “aquí siempre lo hemos hecho así” y los que tratan de colaborar poniendo de su parte facilidades, creatividad y soluciones. Los primeros te ponen las cosas difíciles y cada vez tienen menos clientes. Desde mi punto de vista, y si trabajas en el lado del espacio…¡Toca adaptarse! No hace falta dar un giro completo y cambiar el modo de hacer de arriba a abajo, tan solo hay que dejar un poco difusos los límites estrictos. De esta forma, ganarás nuevos clientes, créeme.
2. No te confíes
Aunque hayas hecho 100 presentaciones de libros, cada evento es único y debes seguir todos los pasos y revisiones como si se tratara de un evento único. Lo harás con menos estrés, que es la ventaja, pero debes seguir haciéndolo. Haz una check list y antes del evento, revisa todo.
3. El informe post evento es más importante de lo que crees
No sólo por medir el éxito del propio evento o la satisfacción de los clientes, sino para acudir a él la siguiente vez a consultar las recomendaciones, mejoras que propones de cara al futuro. Créeme, cuando el futuro llegue, querrás haber apuntado todos esos detalles. Y sobre todo, esos errores que no quieres volver a cometer.
4. La experiencia es lo que importa
He visto miles y miles de personas en diferentes tipos de eventos y, al final, lo que ha dejado huella ha sido la experiencia. No necesitas las sillas más modernas, ni la iluminación más cara. Necesitas que tu invitado entienda eso que quieres transmitir. Al final, lo que queda tras un evento es la emoción, el recuerdo de las sensaciones que vivió y, al final, el beneficio que recibió.
5. Tienes que conocer a tus invitados antes de planificar
Tanto para la elección del venue como hasta la selección del menú. Tienes que saber quiénes son tus invitados antes de decidir a dónde los vas a llevar y qué propuestas y detalles debes o no incluir en tu programa.
Según voy escribiendo me vienen a la cabeza algunas más así, casi sin pensar, como que “siempre hay algo que puede fallar, aunque lo hayas revisado, sobre todo si hay video-proyección de por medio”, “no todas las personas son respetuosas”, “el cliente es una persona de carne y hueso, no le tengas miedo”, “a veces hay que decir no y está bien”, etc., etc., etc. Si quieres parte dos, déjamelo en comentarios. Aunque igual me da para un libro…
*Si quiere saber qué es un venue ven conmigo a este post
Foto cabecera: Andrew DeGarde
Deja una respuesta