El Save the date es un aviso de la celebración de un evento en una fecha concreta para los futuros invitados. Es una forma de decirle a tus invitados: «Ey! Marca esta fecha en tu calendario porque algo increíble está en camino». Es el anuncio de que eso va a suceder, sin más información que la fecha y, quizás, el horario (mañana, tarde o noche). Será en la posterior invitación en la que se den todos los detalles del evento.
Esto de las tarjetas con el save the date escrito lo hemos visto mucho en la papelería de bodas americanas. La verdad es que aquí no se suele hacer para los enlaces matrimoniales, pero en los eventos corporativos, benéficos, institucionales y, en general, más formales, es casi un imprescindible. En España, para las bodas se suele anunciar en persona o llamar por teléfono si no es posible un encuentro cara a cara. Pero según mi punto de vista, es un detalle bonito para avisar a los invitados.
Todos hemos visto anuncios de Festivales con muchísima antelación en los que no se decía ni el precio ni las actuaciones, pero nos sirve para tener presente la fecha en el calendario. Pues un save the date funciona de la misma manera, solo que es más personal, ya que se dirige únicamente a los que serán los invitados.
El save the date se debe enviar con la antelación suficiente para que los invitados puedan organizar su asistencia. Así, no será necesaria la misma antelación para una boda en otra ciudad que para una reunión de trabajo local. Por ejemplo, para una boda en la que hay invitados de varios lugares, por lo menos hay que avisar con 8 meses de antelación y, si es en otro país o pueden intervenir vuelos para los traslados, llegaría por lo menos a los 10 meses.
Y no importa si tu evento es presencial, digital o híbrido, un aviso sobre la fecha será algo que tus invitados agradecerán, sobre todo si el evento durará mucho tiempo o es en otra ciudad y deben organizarse para asistir. Pero también si quieres darle importancia ya que te ayudará a crear expectativas.
Lo genial de los save the date es que te dan la libertad de expresarte de muchas formas. Desde tarjetas físicas hasta diseños digitales. Puedes incluso hacer un save the date digital y más tarde enviar una invitación física. Pero recuerda que deben tener el mismo estilo y tono, y seguir el tema del evento. El mensaje en cada pieza del puzle que es un evento debe estar unificado y siempre, SIEMPRE, deben planificarse en función de los objetivos establecidos, ya sean crear una imagen de marca, divertir, emocionar, vender o cualquier otro mensaje que deseemos comunicar a nuestros invitados.
Fotocabecera: Leeloo Thefirst