Cómo evitar que tu evento local se convierta en un desastre
Planificar un evento para tu empresa siempre es emocionante, ¿verdad? Es la oportunidad perfecta para conectar con tus clientes, potenciar tu marca y generar ruido tu ciudad. Pero a veces, la ilusión nos hace pasar por alto pequeños detalles que pueden convertirse en grandes problemas. He visto muchos de estos errores, y quiero ayudarte a evitarlos. Te comparto los 5 fallos más comunes que he detectado y cómo puedes solucionarlos para que tu evento sea un éxito.
Error 1: No tener claro el «por qué»
Muchas empresas se lanzan a organizar un evento sin definir un objetivo claro. ¿Quieres lanzar un producto, celebrar un aniversario, o simplemente generar ventas? Sin un objetivo SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un límite de Tiempo establecido), es imposible saber si el evento ha funcionado. Antes de contratar siquiera el catering, pregúntate: ¿Qué quiero conseguir realmente con este evento?
- Solución: Dedica 15 minutos con tu equipo a definir un objetivo claro. Por ejemplo, «aumentar en un 20% las ventas del nuevo producto en el mes siguiente al evento».
Error 2: Subestimar el presupuesto (o no tenerlo)
El presupuesto es la brújula de tu evento. Sin él, es fácil perderse y gastar de más. Muchas empresas locales cometen el error de pensar solo en el coste del lugar y el catering, olvidándose de la decoración, la tecnología (micrófonos, pantallas), la fotografía, los imprevistos… y el retorno de inversión (ROI).
- Solución: Crea una hoja de cálculo con todas las partidas de gasto posibles, desde lo más obvio hasta el transporte. Sé realista y añade siempre una partida para imprevistos (un 10-15% del total).
Error 3: Olvidarse del público objetivo
Tu evento no es para ti, es para tus invitados. Un error muy común es planificar un evento que a ti te encanta, pero que a tu cliente le resulta aburrido o incómodo. Si tu público son jóvenes emprendedores, no los invites a un cóctel formal. Si son profesionales senior, quizá prefieran un networking más relajado.
- Solución: Investiga a tu público. Pregúntate: ¿Qué les gusta? ¿Qué horarios les vienen mejor? ¿Qué les gustaría llevarse del evento? Haz que tu evento sea para ellos.
Error 4: La planificación a última hora
Un evento no se organiza en una semana. Hay proveedores que se reservan con meses de antelación, permisos que solicitar, y un sinfín de detalles que necesitan tiempo. Dejarlo todo para el final genera estrés, aumenta los costes y eleva el riesgo de que algo falle.
- Solución: Trabaja con una línea de tiempo o timeline. Divide la planificación en fases (definición, búsqueda de proveedores, promoción, ejecución…) y asigna fechas límite para cada tarea.
Error 5: Desconectar después del evento
El evento no termina cuando se va el último invitado. Dejar de lado el seguimiento es perder una oportunidad de oro para medir el éxito, fidelizar a los asistentes y capitalizar todo el esfuerzo invertido.
- Solución: Planifica un seguimiento post-evento. Envía una encuesta de satisfacción, comparte las fotos y vídeos en redes sociales, agradece la asistencia y ofrece un descuento o una promoción para que la conexión con tu marca continúe.
Evitar estos errores es la clave para que tu evento local sea un éxito rotundo. Y si sientes que necesitas una mano extra para no dejarte nada, estoy aquí para ayudarte a planificarlo en Toledo y comunicarlo todo de forma estratégica.
Foto cabecera: Tara Winstead
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