Organizar un evento es un currazo, ¿verdad? Pero no basta con tenerlo todo listo, si nadie se entera de que lo has hecho, será casi como no haberlo hecho. ¡Y bastante esfuerzo cuesta llevarlo a cabo como para no sacarle todo el partido posible! Hoy disponemos de múltiples opciones para contarle al mundo qué paso, cómo fue y por qué. Las redes sociales son tus mejores aliadas para que tu evento no solo sea un éxito, sino que deje huella. Y lo mejor es que puedes utilizarlas en cada fase del proceso: antes, durante y después.
Antes del evento: Calentando motores y creando expectación
Aquí la clave es generar ese gusanillo, hacer que la gente quiera asistir. Queremos que la gente se interese, se registre y no se lo quiera perder por nada del mundo. ¿Cómo hacemos eso?
- Anuncios y cuenta atrás: Grita a los cuatro vientos que se viene un evento. Crea publicaciones atractivas con la fecha, la hora y el lugar. Usa la función de cuenta atrás en Instagram Stories o Facebook para ir metiendo presión y emoción…
- Contenido «detrás de cámaras»: ¿Estás en plena organización? ¡Enséñalo! Pequeños vídeos o fotos del proceso de montaje, de la selección de ponentes, o incluso de la elección del catering pueden generar cercanía y curiosidad. La gente adora ver el lado humano.
- Información útil y atractiva: No te olvides de lo básico. Comparte el programa, los ponentes (con fotos y una breve bio), los temas que se tratarán, etc. Puedes crear infografías o carruseles visualmente atractivos y que inviten a ser compartidos.
- Encuestas y preguntas interactivas: Involucra a tu audiencia. Pregunta qué temas les gustaría que se abordaran, qué esperan del evento, o incluso cómo les gustaría que fuera la comida. Esto no solo genera engagement, sino que te da información valiosa. Además, harás sentir a tus invitados que son importantes para ti.
- Concursos y sorteos: Si quieres disparar la participación, organiza un sorteo de entradas, de productos relacionados con tu evento o de alguna experiencia VIP. Pide que etiqueten a amigos o compartan la publicación para participar.
- Usa un hashtag único y memorable: Esto es fundamental y debes mantenerlo en cada publicación Elige un hashtag fácil de recordar y que identifique tu evento. Promuévelo en todas tus comunicaciones para que la gente lo use y puedas seguir la conversación.
Durante el evento: ¡El directo es la clave!
Ahora toca vivirlo y compartirlo en tiempo real. La gente que no ha podido venir sentirá que está allí y los que están, ¡querrán compartirlo también!
- Historias en directo y Reels: Es el momento de la espontaneidad. Comparte vídeos cortos de los momentos clave: la apertura, fragmentos de las ponencias más interesantes, la interacción entre los asistentes, el ambiente general.
- Publicaciones con citas y momentos destacados: Si hay alguna frase potente de un ponente, ¡captúrala! Puedes hacer una imagen con la cita y el nombre del ponente y subirla al instante. (Ten preparados varios formatos para prever este tipo de publicaciones y ahorrar tiempo)
- Fomenta el contenido generado por el usuario (UGC): Anima a los asistentes a compartir sus propias fotos y vídeos usando tu hashtag. Puedes incluso tener un photocall o un rincón instagrameable que haga inevitable el que compartan la foto.
- Directos y entrevistas exprés: Si te atreves, haz un pequeño directo con algún ponente o con algún asistente satisfecho. Humaniza el evento y acerca la experiencia a tu audiencia.
- Respuestas rápidas a comentarios: Estate atenta a los comentarios y mensajes directos. Responde rápidamente para mantener el engagement y resolver dudas al momento.
Después del evento: Que el eco no se apague
El evento ha terminado, pero el trabajo en redes sociales, no. Ahora toca prolongar la vida del evento y seguir construyendo comunidad.
- Galería de fotos y vídeos: Sube una selección de las mejores fotos y vídeos. Crea un álbum en Facebook, un carrusel en Instagram o una galería en tu web y compártela.
- Resúmenes y recapitulaciones: Crea un post de blog o un carrusel en Instagram con los «momentos top» o los aprendizajes clave del evento. Si grabaste las ponencias, ¡comparte los enlaces!
- Agradecimientos y menciones: Agradece a los ponentes, patrocinadores, colaboradores y, por supuesto, ¡a todos los asistentes! Etiquétalos si es posible.
- Encuestas de feedback: Pide opinión sobre el evento para mejorar en futuras ediciones. Esto demuestra que valoras su punto de vista.
- Contenido evergreen: Recicla el contenido del evento para crear publicaciones futuras. Recupera las ponencias y extrae frases y datos que sean relevantes.
- Anunciar el próximo evento (si lo hay): Si ya tienes fecha para la próxima edición, aprovecha el tirón del evento actual para sembrar la semilla del siguiente o para crear una lista de espera para ser avisados tan pronto tengas la fecha definitiva.
Como ves, las redes sociales son una herramienta poderosísima en cada fase del evento. La clave está en la planificación y la constancia. Y si buscas una herramienta que te eche una mano con las publicaciones de tu evento, pásate por este post y te cuento más.
Foto cabecera: Pixabay
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