La IA al servicio de tu evento: cómo Chat GPT, Gemini o Copilot pueden ayudarte a organizar un evento exitoso

La inteligencia artificial ha dejado de ser ciencia ficción para convertirse en una herramienta indispensable en nuestro día a día. Desde asistentes virtuales hasta recomendaciones personalizadas, la IA está transformando la forma en que vivimos y trabajamos. Y el mundo de la organización de eventos no es una excepción.

Imagina tener a tu disposición un asistente virtual capaz de generar ideas creativas, automatizar tareas y analizar datos de manera eficiente. Suena como un sueño, ¿verdad? Pues bien, gracias a los modelos de lenguaje de inteligencia artificial, esta realidad está más cerca que nunca.

¿Cómo pueden Chat GPT, Gemini o Copilot ayudarte a organizar tu próximo evento?

Existen ya montones de herramientas que utilizan inteligencia artificial para facilitarnos el día a día en el trabajo. Desde analizar datos hasta automatizar procesos, podemos encontrar IAs específicas para tareas concretas. Y otras más «generalistas» o que engloban más capacidades en un sólo lugar. Pero pensemos en las más conocidas, Chat GPT, Gemini o Copilot, y veamos todo lo que podemos hacer con ellas a la hora de organizar un evento:

1. Generación de ideas creativas: Utilizar los modelos de IA como Chat GPT, Gemini o Copilot para realizar brinstorming es una idea estupenda. No se trata de encargarle la idea creativa de tu evento, sino hacerle preguntas y pedirle que te haga preguntas a ti, de manera que llegues al punto exacto donde aparezca la perfecta idea que necesitas.
2. Redacción de contenidos: Cuando necesitas redactar invitaciones, discursos o contenido para tus redes sociales, la IA puede ofrecerte borradores para crear textos atractivos que puedas personalizar en cuestión de segundos. Seamos realistas, no estamos inspirados todo el tiempo. Y algunos documentos son tan formales y repetitivos que no requieren de imaginación.
3. Diseño de imágenes: Mi recomendación es que para los artes finales acudas a un profesional, porque tienen algo que la IA no tiene. Y sospecho que las imágenes generadas por IA pronto darán imagen de «evento barato». Pero son geniales para crear imágenes que mostrar al cliente para hacerles entender un concepto. Algunas herramientas incluso son capaces de modificar imágenes, por lo que puedes transformar la imagen de un salón convirtiéndolo en un boceto de lo que finalmente será.
4. Análisis de datos: ¿Quieres saber qué funcionó y qué no en tu evento? Puedes simplemente con Chat GPT o Gemini analizar los datos recopilados durante el evento y generar informes personalizados para ayudarte a tomar mejores decisiones en el futuro. Aunque hay otras herramientas específicas para esto que te ofrecerán análisis con más sentido y a los que podrás sacarles todo el jugo.
5. Gestión de proyectos: Necesitamos organizar tareas y plazos y Trello, Notion y el simple Excel nos han facilitado la vida mucho. Pero las herramientas de IA pueden ayudarte a crear cronogramas detallados y a gestionar tus proyectos de manera más eficiente. No se trata de pedir que lo haga por ti, sino que mejore el que tú ya tienes.
6. Traducción de idiomas: De momento no pueden sustituir a un intérprete, pero de verdad que realizan traducciones bastante buenas para informes, folletos, comunicaciones internas… Eso sí, si se trata de algo comercial, publicitario o impreso, te recomiendo acudir a un profesional. Pero es bueno contar con Gemini, Chat GPT o Copilot para facilitar la interacción y la comunicación con tus asistentes.
7. Chatbots y asistentes virtuales: Necesitarás una herramienta más específica que el simple Gemini, pero puedes crear un chatbot personalizado para tu evento, para que responda a las preguntas de tus asistentes y brindarles información relevante sobre el evento.

Un ejemplo práctico

Imagina que estás organizando un evento corporativo con temática futurista. Puedes pedirle a Chat GPT, Gemini o Copilot que te describa en detalle cómo sería un escenario en ese mundo futurista. Coge esa descripción y pídele a Gemini que cree una imagen en base a esa descripción. A partir de ahí, puedes pedirle algunas ideas para la recreación de esos ambientes, como «Debemos recrear este ambiente en un jardín. Crea una propuesta de decoración para un evento corporativo basado en estos elementos futuristas conectados con la naturaleza y la tecnología». Copilot podría sugerirte ideas como «Un bosque luminoso con árboles que cambian de color» o «Un espacio lleno de hologramas y robots interactivos».

¿Qué más puedes hacer los modelos de lenguaje de inteligencia artificial por tu evento? Las posibilidades son casi infinitas. Desde la generación de ideas para actividades de networking hasta la creación de cuestionarios para evaluar la satisfacción de los asistentes, Chat GPT, Gemini o Copilot puede convertirse en tu aliado más valioso en la organización de eventos.

^{Foto cabecera: Gerd Altmann}