Guía básica para organizar una inauguración memorable

¡Inauguración a la vista!

¿Tu proyecto está listo para dar el salto al mundo? ¡Enhorabuena! La inauguración es el pistoletazo de salida para que tu negocio, exposición o iniciativa brille con luz propia. Pero, ¿por dónde empezar? No te preocupes, aquí tienes tu guía básica para organizar una inauguración memorable.

1. Define tus objetivos en base a un presupuesto realista

¿Qué quieres lograr con la inauguración? ¿Dar a conocer tu marca, generar ventas, fidelizar clientes? Tenlo claro para enfocar el evento en la dirección correcta. Define cuánto puedes invertir y destínalo de forma inteligente a los diferentes aspectos del evento. Recuerda que no siempre hace falta gastar mucho para causar una buena impresión.

2. Elige la fecha y el lugar (si es necesario)

Busca un día y una hora estratégicos, intenta que no coincidan con otros eventos importantes, salvo que eso vaya a darle más relevancia a tu evento. Por ejemplo, inaugurar una tienda en plena Semana Santa sevillana. Ahí es probable que mucha gente esté a otra cosa totalmente diferente, ¿no crees?

Piensa en un horario en el que pueda asistir más gente. Si es un espacio infantil, no tendrá mucho sentido inaugurarlo un martes por la mañana.

3. Prepara la lista de invitados

Clientes potenciales, proveedores, colaboradores, amigos… ¡No olvides a nadie importante! Divide en varias listas según el tipo de invitación que corresponda.

4. Planifica la agenda del evento

Define el tipo de evento que quieres (formal, informal, cóctel, etc.), la duración, las actividades que se realizarán y los servicios que necesitarás (catering, música, decoración…). Diseña un programa atractivo y dinámico que mantenga a tus invitados entretenidos sin perder de vista tu objetivo principal: deben salir de allí sabiendo quién eres y qué vendes.

Ordena las ideas y comienza a planificar las tareas necesarias para llevarlo a cabo.

5. Envía las invitaciones

Hazlo con suficiente antelación y asegúrate de que incluyan toda la información importante: fecha, hora, lugar, dress code (si lo hay) y RSVP. Recuerda que son el primer contacto de tus invitados con el evento, así que no las descuides.

Lleva al día un listado de asistentes confirmados.

6. Prepara el espacio

Cuida la decoración y el ambiente. La estética del evento debe ser coherente con tu marca y el tipo de inauguración. Debe transmitir aquello que quieres comunicar. Crea un espacio acogedor y memorable que invite a la interacción.

7. Disfruta del evento

¡Es el momento de celebrar! Recibe a tus invitados, relájate. La inauguración es el resultado después de tanto esfuerzo y dedicación invertidos. Disfruta del evento y conecta con tus invitados.

8. No olvides el seguimiento

Después del evento, envía un agradecimiento a los asistentes y aprovecha para recopilar feedback. Mide el impacto en las redes sociales y la prensa, analiza las ventas y los contactos generados y, en definitiva, calcula el retorno de la inversión.

Todo esto te ayudará a conocer si has cumplido los objetivos establecidos y a crear nuevas estrategias desde un nuevo punto de partida.

BONUS: ¡No olvides la promoción! Anuncia tu inauguración en redes sociales, informa a la prensa local y ten cuenta otros canales relevantes para tu empresa para generar expectación.

Recomendaciones para una inauguración exitosa

Te doy 3 consejos para lograr tus objetivos en tu inauguración:

1. Crea conciencia de marca. Una inauguración es la oportunidad perfecta para presentar tu misión a la comunidad local en la que harás negocios. Aprovecha esta ocasión para mostrar tu imagen, tus valores, tus productos y servicios, y lo que te diferencia de la competencia.
2. Agradece la asistencia. Personalmente, por correo electrónico y, por supuesto, en redes sociales, es recomendable que expreses a los asistentes tu gratitud. Muestra tu interés por mantener el contacto y tu disposición a ayudarles en el futuro. También puedes aprovechar para enviarles más información, invitarles a mantener el contacto, a seguirte en las redes sociales o hacerles una oferta especial.
3. Planifica con antelación. Es fundamental tener un plan lo más detallado posible para tu inauguración. Y para ello habrás debido hacerlo con tiempo para no dejar nada a la improvisación. La clave para una inauguración exitosa es la planificación.

_{Foto cabecera: Ketut Subiyanto}