5 Claves para que tu Invitación no acabe en la papelera (y te consiga más ventas)

La invitación perfecta: no es un papel, ¡es la primera impresión de tu evento!

Por qué la invitación es el «Evento Cero» de tu marca

Si eres de esas empresas que ve en un evento (un aniversario, una presentación de producto, un workshop para clientes) la oportunidad perfecta para conectar, generar comunidad y, sí, ¡vender más!, tengo algo que decirte: el éxito de tu evento empieza mucho antes de que se enciendan las luces.

Empieza con una cosa: la invitación.

No es solo un trámite, ni un papel (o email). Es el primer contacto real de tu marca con tu audiencia para ese evento. Es la primera impresión, el termómetro de lo que vendrá y, créeme, marca la diferencia entre un lleno absoluto y una sala medio vacía.

Si la gente no sabe que hay acto… ¡no hay acto! Y si la invitación es confusa, aburrida o se envía tarde, el mensaje de tu evento se devalúa.

Aquí tienes la hoja de ruta clara de lo que NUNCA puede faltar en una invitación que funcione como herramienta de comunicación de marca.

5 Puntos Clave para crear una invitación de alto valor

1. El diseño y el lenguaje hablan por ti (¡Mucho!)

Tu invitación es el «traje» de tu evento. La forma tiene que ser coherente con el fondo:

• Formalidad en el Diseño: Para un acto muy formal, el clásico tarjetón de alto gramaje, color blanco o crema, con una tipografía sobria, sigue siendo un acierto.
• Creatividad en el Diseño: Si tu marca es más desenfadada o el evento es un lanzamiento de producto innovador, puedes ser más libre con colores, imágenes y formatos digitales. Pero siempre, impecable. Un mal diseño en un evento creativo es igual de grave que un diseño aburrido en un acto formal.
• El Lenguaje, tu aliado: Cero errores. Claridad máxima. Evita la jerga interna. El lenguaje debe ser tan profesional como tu marca.

2. El contenido esencial: ¿Quién, Qué, Dónde y Cuándo?

Estos son los cuatro pilares que garantizan que el invitado no tenga que preguntar nada:

• ¿Quién invita?: Deja claro quién respalda el evento. Ojo al detalle: no es solo la empresa, sino la persona (máximo representante o quien la represente en el acto) que formaliza la invitación. Su nombre y cargo.
• ¿A qué se Invita?: El motivo y la naturaleza del evento. Sé concreto: “a la presentación del nuevo modelo X”, “al X aniversario de la empresa”.
• ¿Dónde será y cómo Llego?: La dirección completa. Si estás en una finca o un local difícil de encontrar en Toledo, ¡adjunta un croquis simple o un enlace de Google Maps!
• ¿Cuándo es?: Día, mes y hora (muy importante).

3. El momento justo: Ni demasiado pronto, ni demasiado Tarde

La antelación es crucial para que te guarden la fecha:

• Ideal: Entre diez y quince días antes. Esto da tiempo al invitado para organizarse, pero no tanto como para que la archiven y la olviden.
• Mínimo Vital: No menos de siete días.
• Actos urgentes: Si es una urgencia, usa el envío más rápido posible (email con tarjetón adjunto, mensajería urgente) y refuerza con una llamada telefónica personal.

4. ¡Se ruega confirmación! (RSVP)

El RSVP (Répondez S’il Vous Plaît) no es un capricho, es una necesidad organizativa fundamental. Es lo que te permite:

• Ajustar el aforo: ¿Cuántas sillas, cuánta comida, cuántos detalles?
• Protocolo de asientos: Crucial si tienes invitados especiales o autoridades.
• Ahorrar costes: No pagues por personas que no van a venir.

Consejo de PLANNER: No solo pidas que te confirmen. Pon una fecha límite clara para esa confirmación.

5. El vínculo invisible: Acreditaciones y Notas de Protocolo

Para eventos más grandes o complejos (un congreso, una cumbre), la invitación puede necesitar refuerzos:

• Notas de Interés/Protocolo: Si hay que explicar la etiqueta, un planning del día, cómo actuarán los ponentes, dónde deben esperar las autoridades… pon toda esa información en un documento aparte. Mantiene la invitación principal limpia y centrada.
• Acreditaciones: No son la invitación. Son las identificaciones (con nombre, función y zonas de acceso) que se entregan a la prensa, al staff o a los participantes de un congreso. Su gestión debe ser ágil y profesional para evitar colas.

^{Foto de cabecera: cottonbro studio}